REGOLAMENTO Viaggi Explorica®
1. CHE COS’E’ E COME FUNZIONA UN VIAGGIO EXPLORICA®
I viaggi Explorica® by Travel Solution Srls sono viaggi di gruppo, pensati e strutturati in modo che il viaggiatore possa vivere un’esperienza più flessibile, vicina e più avventurosa rispetto ai pacchetti turistici tradizionali.
Il viaggiatore che partecipa ad un viaggio di gruppo Explorica® by Travel Solution è aperto all’avventura e affronta gli imprevisti come una componente attiva del viaggio, da vivere e risolvere con spirito di adattamento e iniziativa.
Caratteristica di alcuni tipi di viaggi Explorica® by Travel Solution Srls può essere la non programmazione di una parte del viaggio: non viene quindi garantito di seguire fedelmente gli itinerari perché i viaggi sono flessibili ed il programma aperto..
I viaggi Explorica® Expedition includono una serie di esperienze che potrebbero comportare una percentuale di rischio superiore alla norma, in quanto comprendono attività in luoghi a contatto con la natura, particolarmente selvaggi o impervi.
Il viaggiatore è quindi consapevole del fatto che alcune esperienze (lunghe camminate, arrampicate, strade ferrate, ecc…) richiedono un livello di preparazione fisica adeguato e uno stato di salute ottimale. Sarà quindi compito e responsabilità del partecipante al viaggio, valutare il proprio grado di preparazione ed il proprio stato di salute, in relazione alla difficoltà del viaggio cui intende partecipare.
In alcuni casi, Travel Solution Srls si riserva il diritto di chiedere ai partecipanti di compilare un modulo, per l’autovalutazione dell’idoneità alla partecipazione ad un viaggio o attività specifica.
Il cliente è consapevole del fatto che la natura di alcuni viaggi Explorica® richiede la disponibilità del viaggiatore a consentire alternative durante l’esecuzione e / o la preparazione dei viaggi.
L’itinerario proposto per ogni viaggio è puramente rappresentativo del tipo di attività previste, può variare in funzione delle condizioni meteorologiche, dell’opportunità e del numero di viaggiatori e Travel Solution non avrà l’obbligo contrattuale di seguirlo fedelmente.
Resta inteso che il percorso, i programmi, gli itinerari, le attività, le sistemazioni e i mezzi di trasporto possono essere soggetti a modifiche senza preavviso, a causa di circostanze o eventi locali, che possono includere eventi atmosferici, malattie, guasti meccanici, cancellazione del volo, sciopero, difficoltà delle dogane, condizioni meteorologiche avverse e altre circostanze imprevedibili.
2. I COORDINATORI EXPLORER PRO
2.1 Cosa fa un coordinatore Explorer Pro
Travel Solution Srls seleziona un coordinatore denominato “Explorer Pro”, che ha il compito di supportare il gruppo durante il soggiorno nel Paese di destinazione.
I coordinatori sono persone con esperienza nei viaggi, con conoscenza delle lingue straniere e con capacità di gestione sociale e di gruppo. Il coordinatore partecipa all'esperienza di viaggio e soggiorno in qualità di viaggiatore, sullo stesso piano degli altri partecipanti ma, avendo una particolare esperienza relativa alla destinazione prescelta, è in grado di supportare il gruppo per le questioni logistiche, per garantire il buon svolgimento del viaggio, rivestendo quindi la funzione di capogruppo.
Il coordinatore del viaggio supporta il gruppo e prende le decisioni che incidono sul percorso, inclusa la possibilità di modificarlo, in base alla sua esperienza e con le informazioni disponibili nel rapporto di viaggio fornito dall’agenzia.
Il coordinatore gestisce e risolve, per quanto possibile, gli imprevisti che potrebbero sorgere durante il viaggio, supporta il viaggiatore in caso di problemi e si adopera per mediare i conflitti che potrebbero nascere tra i membri di un gruppo, ma sempre nella sua veste di compagno di viaggio degli altri viaggiatori.
Il coordinatore del viaggio è la figura incaricata di concordare le opinioni del gruppo, avendo l’ultima parola nel caso in cui non si raggiunga il consenso di tutti.
I partecipanti al viaggio accettano che, in caso di disaccordo nel gruppo, una decisione inerente il viaggio sia presa dal coordinatore.
Il coordinatore funge da collegamento tra il cliente e Explorica® by Travel Solution Srls durante il viaggio.
Il coordinatore attende il gruppo e lo congeda secondo le indicazioni date nel programma di viaggio. Generalmente attende il gruppo all’aeroporto di destinazione e lo congeda dopo il check out dell’ultimo giorno di tour.
Le attività e il trasporto locale, se non diversamente indicato nella pagina del viaggio, non sono prenotati dall’agenzia ed è il gruppo che decide quali esperienze prenotare, durante il viaggio, sempre con l’assistenza ed il supporto del coordinatore.
2.2 Cosa NON fa un coordinatore Explorer Pro
Il coordinatore non è una guida turistica professionale ed il suo compito non è quindi quello di illustrare la storia di luoghi, musei o monumenti che fanno parte del programma di viaggio e non è un accompagnatore di viaggio professionale.
In nessun caso il coordinatore potrà allontanarsi dal gruppo, al fine di seguire le esigenze di un singolo viaggiatore.
3. Cassa comune
In base alla tipologia di viaggio prescelto, può essere previsto che i viaggiatori versino, giunti nel luogo di destinazione, una somma, forfettariamente indicata da Explorica® by Travel Solution SRLS che sarà depositata nelle mani del coordinatore del viaggio e custodita sotto la sua responsabilità, per il pagamento di tutte le attività non incluse nel programma di viaggio (compresa la quota relativa alle attività cui partecipa il coordinatore).
La quota relativa al coordinatore (per le attività in cui è prevista la sua presenza) è suddivisa in parti uguali tra i viaggiatori partecipanti al gruppo.
In nessun caso è incluso nella cassa comune tutto ciò che compete al singolo viaggiatore.
4. Rispetto della normativa del Paese di destinazione e delle istruzioni date dal coordinatore del viaggio e da Travel Solution prima della partenza
In ogni momento la decisione del coordinatore Explorer Pro, nelle materie su cui non vi è consenso, sarà definitiva in tutte le questioni e ciò al fine di garantire la sicurezza e il buon svolgimento del viaggio.
Il cliente deve in ogni caso rispettare rigorosamente le leggi, i costumi, la politica estera e la regolamentazione sui farmaci e le droghe dei Paesi visitati. Nel caso in cui non lo faccia o commetta qualsiasi atto illegale che possa causare pericolo o disagio agli altri membri del gruppo, Travel Solution si riserva la facoltà di chiedere l’allontanamento del viaggiatore dal gruppo, con l’interruzione del viaggio, senza diritto alla restituzione di alcuna somma, per la quota di viaggio non fruita.
Si invitano tutti i viaggiatori, prima della partenza, a consultare il sito www.viaggiaresicuri.it, al fine di prendere visione delle norme e prescrizioni particolari relative al Paese di destinazione del viaggio.
Il viaggiatore si impegna ad osservare e rispettare scrupolosamente tutte le indicazioni e istruzioni fornite da Explorica® by Travel Solution SRLS prima del viaggio, con riferimento all’abbigliamento più idoneo al viaggio, al bagaglio, all’attrezzatura per il percorso e le attività: ciò in quanto, ad esempio, un abbigliamento non idoneo o bagagli inadatti ai mezzi di trasporto che saranno utlizzati, potrebbero compromettere la buona riuscita del viaggio, per il singolo e per gli altri viaggiatori.
5. Passaporti e altri documenti di viaggio
Il cliente deve essere in possesso di un passaporto o di un documento valido per l’ingresso e l’uscita dal Paese o dai Paesi di destinazione e lungo l’itinerario di viaggio, nonché di eventuali visti, permessi e certificati, compresa la vaccinazione, nonché di assicurazione obbligatoria.
Il cliente deve provvedere in autonomia ad ottenere tali documenti, permessi, certificati, ecc., nonché a mantenerne la validità e l’idoneità durante tutto il viaggio.
La mancanza di veridicità e / o accuratezza, volontaria o involontaria, nei dati che il cliente comunica alla società sarà di esclusiva responsabilità del cliente.
I documenti di viaggio emessi da Travel Solution come brochure, itinerari e fatture verranno inviati via e-mail. La società si riserva il diritto di addebitare un supplemento a titolo di spese amministrative e postali, per quei clienti che desiderano ricevere le informazioni in formato cartaceo.
6. Trasporto pubblico e mezzi di trasporto noleggiati durante il viaggio
Trasporto pubblico: viste le caratteristiche dei viaggi Explorica® by Travel Solution Srls, potrebbe accadere che il gruppo viaggi con i mezzi pubblici locali. In questo caso, i biglietti per utilizzare i mezzi pubblici saranno acquistati in loco con i fondi della cassa comune di cui all’art. 3.
Auto a noleggio: Travel Solution Srls si occuperà di prenotare i veicoli a noleggio, e sceglierà il coordinatore del viaggio come autista. Se fossero necessari più mezzi e, quindi, più guidatori, si dovranno reperire guidatori volontari tra i partecipanti al viaggio. Nell’ipotesi in cui non vi siano guidatori volontari sufficienti per il trasporto dell’intero gruppo, Travel Solution si riserva la facoltà di annullare le prenotazioni di alcuni dei partecipanti al viaggio, cui sarà restituito l’importo pagato, seguendo l’ordine prioritario di prenotazione.
Le compagnie di autonoleggio richiedono che il conducente del veicolo fornisca una carta di credito come deposito. Ogni membro del gruppo sarà quindi responsabile in solido per l’importo totale dei costi aggiuntivi (multe, incidenti o costi aggiuntivi) che potranno verificarsi durante il viaggio. Determinati costi aggiuntivi vengono addebitati una volta restituita l’auto a noleggio sulla carta del conducente al termine del viaggio. Per questo motivo, Travel Solution Srls si riserva di richiedere un deposito di € 100 a ciascun cliente, per coprire eventuali costi straordinari e utilizzare tale deposito per pagare l’importo al conducente che ha lasciato la carta di credito a garanzia. Dopo 45 giorni di ritorno dal viaggio, Travel Solution Srls restituirà per intero il deposito versato da ciascun cliente, nel caso in cui non vi fossero costi aggiuntivi o il rimanente corrispondente se ci fossero stati costi aggiuntivi.
7. Facoltà di modifica della destinazione del viaggio da parte del viaggiatore
Il viaggiatore ha la possibilità di chiedere, fino al giorno prima della conferma del gruppo indicata nella scheda di ogni viaggio, il cambio di destinazione del viaggio che sarà accordato, o meno, ad insindacabile giudizio di Explorica® by Travel Solution Srls, in base alle possibilità ed all’opportunità del cambio.
In caso di approvazione del cambio, Travel Solution si riserva il diritto di addebitare una somma pari al 10% del valore del primo viaggio prenotato, a titolo di gestione pratica.
8. Riserva di ammissione
La prenotazione verrà negata e / o sarà chiesto al partecipante di allontanarsi dal gruppo, nel caso in cui un partecipante:
a. Manchi di rispetto ai compagni di viaggio, ai conducenti e ad altri soggetti coinvolti nel viaggio come impiegati della reception, camerieri, ecc.
b. Agisca violentemente o in modo aggressivo (verbalmente o fisicamente)
c. Per ripetuta mancanza di puntualità
d. Ometta il pagamento di spese private o commetta atti illeciti
e. Trasporti armi o oggetti assimilabili
f. Mostri abiti o simboli che incitano alla violenza, al razzismo o alla xenofobia
g. Manchi di rispetto delle istruzioni dei compagni e del coordinatore, mettendo in pericolo la propria sicurezza e quella del gruppo.
In caso di infrazione delle regole sopra indicate, sarà chiesto al viaggiatore di non partecipare all’attività corrispondente, nel caso in cui fosse in corso, e sarà negata la possibilità di partecipare alle esperienze successive.
Considerata la particolarità di alcune esperienze di Explorica® by Travel Solution Srls, nessun contratto di viaggio potrà essere concluso con soggetti che risultino, ad insindacabile giudizio di Travel Solution, inidonei alla partecipazione, per aver tenuto comportamenti inopportuni, anche con altri operatori.
9. Responsabilità dell’agenzia, rischi e assicurazioni
Il cliente prende atto che, con riferimento a determinate destinazioni e in determinate circostanze, potrà visitare luoghi in cui condizioni politiche, culturali e geografiche possono presentare determinati rischi, pericoli o sfide fisiche maggiori, di quelli che possono sorgere nella sua vita quotidiana.
Il cliente dichiara di aver considerato e soppesato i rischi, i pericoli e le sfide potenziali e si assume espressamente il rischio inerente al viaggio che intende fare.
Il viaggiatore è tenuto ad informarsi con anticipo ed in autonomia rispetto ad usi e costumi della destinazione prescelta, alle condizioni meteorologiche, alle leggi in corso in ogni tappa dell’itinerario e, naturalmente, ha la possibilità di informarsi in anticipo, contattando l’Ambasciata locale o il Consolato di ogni destinazione, oltre al sito istituzionale www.viaggiaresicuri.it.
10. Assicurazione
Travel Solution fornisce al cliente un’assicurazione di viaggio con una copertura minima, secondo le modalità e l’importo indicati nella condizione che viene consegnata al cliente insieme alla prenotazione.
Travel Solution raccomanda sempre di estendere la copertura assicurativa ai casi di annullamento, oltre alla perdita di proprietà o qualsiasi altra perdita che può derivare da una situazione di danno, ritardo o inconveniente per il cliente.
Attività rischiose come immersioni subacquee, speleologia, sport aerei generali e sport di avventura come rafting, bungee jumping, hydrospeed, canyoning e simili, nonché il salvataggio di persone in mare, montagna e deserto non saranno incluse nelle garanzie sanitarie contratte. In caso di voler effettuare una di queste attività, il viaggiatore è responsabile di stipulare un’assicurazione con la società che fornisce servizi in loco.
Al momento dell’acquisto del viaggio, il cliente ha la possibilità di stipulare un’assicurazione di annullamento per coprire una possibile cancellazione del viaggio per una qualsiasi delle ipotesi previste in detta polizza assicurativa.
11. Domande e reclami
Se il cliente ha una domanda / reclamo dovrà prima informare il coordinatore durante il viaggio, in modo che il tour operator possa agire per risolvere tempestivamente il motivo del reclamo. Non possono essere presi in considerazione reclami che siano presentati al rientro del viaggio, per situazioni che avrebbero potuto essere risolte con una segnalazione tempestiva.
12. Condizioni dei fornitori
Le compagnie aeree, i treni o le compagnie di navigazione e qualsiasi altro fornitore di servizi hanno le proprie condizioni di prenotazione e condizioni di trasporto e ciascun viaggiatore sarà soggetto a tali condizioni. Alcune di queste condizioni possono limitare o escludere responsabilità a favore dell’azienda di trasporto e sono soggette a varie convenzioni internazionali.
Nei viaggi aerei, la presentazione all’aeroporto verrà effettuata con almeno 3 ore di anticipo rispetto all’orario di partenza ufficiale e, in ogni caso, verranno seguite rigorosamente le raccomandazioni specifiche indicate nella documentazione di viaggio fornita al momento della firma del contratto. Si consiglia al cliente di confermare con 48 ore di anticipo gli orari di partenza del volo.